الطلبات جاية من كل حتة: إزاي تجمعها في مكان واحد

اللخبطة جاية منين

محدش بيخطط إنه يدير طلباته على خمس تطبيقات. الموضوع بيحصل قناة ورا قناة. المحل جه الأول. بعدين إنستجرام، والطلبات في الرسايل. بعدين واتساب، عشان العملاء بيفضّلوه. بعدين الموقع. بعدين خط تليفون للمعرض. كل واحدة لوحدها كانت ماشية. ومع بعض بيطلعوا نفس المشاكل كل أسبوع: طلب إنستجرام اتنسي في شات، عميل واتساب اتطلب منه عنوانه للمرة التالتة، طلب من الموقع اتشحن بعد ما آخر قطعة اتباعت على الكاشير، مندوب استلم طرد من غير فاتورة. المشكلة مش في فريقك. المشكلة إن الطلب ملوش بيت واحد يرجعله كل اللي شغالين معاك.

قايمة الطلبات الواحدة لازم تعمل إيه

الحل مش تطبيق كمان. الحل مكان واحد كل طلب بينزل فيه، مهما كانت القناة اللي جه منها. والمكان ده لازم:

• يستقبل طلبات الموقع أوتوماتيك، بسعر صح، ومخزونها محجوز من لحظة الطلب.
• يخلّي الموظف يسجل طلب واتساب أو إنستجرام أو فيسبوك أو تليفون أو محل في ثواني: يلاقي العميل برقم موبايله، يضيف الأصناف بالبحث أو الباركود، يختار التوصيل والدفع.
• يحتفظ بسجل عميل واحد لكل رقم موبايل، والعنوان محفوظ عشان محدش يطلبه تاني.
• يوريك حالة الطلب بنظرة: جديد، محتاج تأكيد، للشحن، كاش للتحصيل، مرتجع.
• يحتفظ بكل التفاصيل في شاشة واحدة: الأصناف والإجماليات والمدفوعات والتوصيل ورقم التتبع والملاحظات، وتسلسل مين عمل إيه.
• يطبع الفاتورة وبوليصة التجهيز بلغة العميل.
• يخصم من نفس المخزون اللي الموقع والكاشير بيشتغلوا عليه.

لو حاجة من دول ناقصة، اللخبطة بترجع من الفتحة دي.

ظبّط الروتين اليومي

القايمة الواحدة بتشتغل بس لو الفريق بيستخدمها بنفس الطريقة كل يوم. خلّيها بسيطة:

• القاعدة: الطلب اللي مش في القايمة مش موجود. كل رسالة وكل مكالمة وكل بيعة على الكاشير بتتسجل قبل ما أي حاجة تتجهّز.
• الصبح: افتح شاشتي جديد ومحتاج تأكيد. أكّد، أو اتصل، أو الغي. مفيش حاجة بتفضل في جديد بعد الضهر.
• وسط اليوم: افتح للشحن. اطبع بوالص التجهيز دفعة واحدة. سلّمها للي بيجهّز مع الطرود.
• بالليل: افتح كاش للتحصيل. طابق اللي المندوب رجّعه مع القايمة. علّم مدفوع.
• أسبوعيًا: افتح المرتجعات. قرر، رجّع للمخزون، اقفل.

وخلّي لكل شاشة مسؤول. لما شخص واحد مسؤول عن للشحن، مفيش حاجة بتتشحن مرتين ومفيش حاجة بتتنسي. ولما حد يبقى أجازة، اللي بعده بيفتح نفس الشاشة ويكمّل من نفس النقطة.

اتعامل مع القنوات اللي لسه مش مربوطة

كن واقعي في موضوع الأتمتة. طلبات الموقع تقدر تنزل لوحدها. لكن طلبات واتساب وإنستجرام والتليفون لسه بيكتبها إنسان، في أغلب الأنظمة وفي تيلّو النهارده. وده عادي، طول ما الكتابة بتاخد ثواني مش دقايق. البحث عن العميل برقم موبايله، وسكان الباركود للأصناف، وأسعار التوصيل المحفوظة لكل محافظة، دول اللي بيفرقوا. والقناة بتفضل ظاهرة على الطلب، عشان تعرف في آخر الشهر مبيعاتك جت منين فعلًا. الربط مع شركات الشحن والتقاط طلبات واتساب أوتوماتيك موجودين في خطة تيلّو. ولحد ما يوصلوا، رقم تتبع بيتكتب في الطلب وحالة بيحدّثها الموظف بيخلّوا الكل عارف الطلب فين.

المرتجعات والدفع عند الاستلام: أكبر تسريبين

في حتتين بيخسروا فلوس في صمت لما الطلبات تكون مبعثرة. الدفع عند الاستلام، لما المندوب يرجّع الفلوس بعد كام يوم ومحدش يطابقها على الطلب الصح. والمرتجعات، لما القطعة ترجع وتقعد في كيس جنب الباب وعمرها ما ترجع للمخزون. قايمة الطلبات الواحدة بتصلّح الاتنين. كل طلب كاش له حالة لحد ما يتعلّم مدفوع، فالطلبات اللي لسه متطابقتش بتبان على طول. وكل مرتجع هو حالة على الطلب الأصلي، فالقطعة بترجع على الرف وبترجع تتباع. راجع الشاشتين دول كل أسبوع والتسريبين بيتقفلوا. ومع الوقت هتعرف أنهي مندوب أو أنهي شركة شحن بتتأخر في التحصيل، وده قرار تقدر تاخده بأرقام قدامك مش بإحساس.

تيلّو بيعمل إيه النهارده

قايمة الطلبات في تيلّو شغالة. طلبات الموقع بتوصل من خلال ربط المتجر، وتيلّو بيعيد تسعيرها ويحجز المخزون. وفريقك بيسجل طلبات باقي القنوات بإيده في ثواني. شاشات محفوظة: الكل، جديد، محتاج تأكيد، للشحن، كاش للتحصيل، مرتجعات. بحث وفلاتر وإجراءات جماعية للتأكيد وتعليم جاهز وتعليم متشحن والطباعة. وكل طلب بيفتح على أصنافه ومدفوعاته وتوصيله ورقم تتبعه وتسلسله الزمني وملاحظاته وكارت العميل ولينك مباشر لشات واتساب. والفواتير وبوالص التجهيز بتتطبع A4 أو A5، عربي أو إنجليزي، بباركود. كل ده بلغتين، من اليمين للشمال، على نفس المخزون ونفس سجلات العملاء اللي باقي تيلّو شغال عليها.

انقل الشهر ده

• الأسبوع الأول: اكتب قنواتك ومين بيتعامل مع كل واحدة. حدد مسؤول كل شاشة.
• الأسبوع التاني: دخّل المنتجات والعملاء اللي تعرفهم خلاص. اربط الموقع.
• الأسبوع التالت: شغّل القايمة الجديدة جنب الشاتات القديمة. كل طلب يتسجل في الاتنين. قارن كل ليلة.
• الأسبوع الرابع: حوّل. اقفل الكشاكيل. قايمة واحدة، وحقيقة واحدة.

ومن هنا ورايح، سؤال «حد اتعامل مع الطلب ده؟» بقى له شاشة بتجاوب عليه.