علامات إن محلك محتاج سيستم للمخزون

السبع علامات

نادرًا ما صاحب محل بيقرر يشتري برنامج مخزون. هو بيقرر يبطل يخسر فلوس. ودي اللحظات اللي بتزقّه للقرار:

• بعت حاجة مش عندك. عميل دفع على إنستجرام، وآخر قطعة راحت لعميل في المحل قبلها بساعة.
• لقيت بضاعة نسيتها. كرتونة مقاسات من الموسم اللي فات في المخزن، بتتباع دلوقتي بخصم بدل سعرها الكامل.
• الجرد عمره ما بيظبط. الشيت بيقول 12، والرف بيقول 9، ومحدش عارف التلاتة راحوا إمتى.
• بتقفل عشان تجرد. يوم كامل من غير بيع، مرتين في السنة، عشان تعرف حاجة كان المفروض تعرفها طول الوقت.
• إعادة الطلب تخمين. الصنف اللي بيبيع بيخلص، والصنف البطيء بتطلب منه زيادة.
• فرعين، وحقيقتين. فرع خلصان، والتاني عنده كتير، والعميل بيمشي.
• شخص واحد بس عارف. لما يبقى أجازة، محدش يعرف يرد على سؤال عن المخزون.

لو تلاتة من دول حسيت إنهم بيتكلموا عنك، كمّل قراءة.

ليه الإكسل بيبطل يشتغل

شيت الإكسل كويس طول ما شخص واحد بيبيع من مكان واحد. بيتكسر في اللحظة اللي بتظهر فيها قناة تانية أو شخص تاني. كل بيعة على الموقع، وكل طلب واتساب، وكل بيعة على الكاشير، وكل مرتجع، لازم حد يكتبها، بعد ما تحصل، وبشكل صح. سطر واحد يتنسي والرقم يفضل غلط لحد الجرد الجاي. والمتغيرات بتزود الموضوع صعوبة. براند ملابس عنده فستان واحد بخمس مقاسات وأربع ألوان معاه 20 رصيد يتابعهم في كل فرع، مش رصيد واحد. ومحل عدد وأدوات فيه آلاف الأصناف الصغيرة مستحيل يلحق بإيده.

برنامج المخزون المفروض يعملك إيه

الشغلة سهلة في وصفها: رصيد واحد لايف لكل صنف في كل فرع، كل القنوات بتقرا منه وبتكتب فيه. دوّر على:

• مخزون لكل متغير في كل فرع، والموجود فعليًا والمحجوز والمتاح ظاهرين منفصلين. المحجوز مهم: الطلب اللي اتأكد ولسه متشحنش المفروض يكون حاجز قطعته خلاص.
• خصم أوتوماتيك لما طلب يتعمل من أي قناة، ورجوع أوتوماتيك لما يتلغي أو يترجّع.
• شاشات للمخزون القليل والأصناف اللي خلصت، تفتحها الصبح بدل ما تلف على الأرفف.
• حد إعادة طلب لكل متغير، عشان السيستم ينبّهك على الصنف اللي بيبيع قبل ما يخلص.
• سكان باركود بكاميرا الموبايل للاستلام والجرد.
• تعديلات بسبب، ومتسجلة باسم شخص، وتقدر تتراجع عنها. العجز اللي تقدر تتتبعه هو العجز اللي تقدر توقفه.
• شغل بيكمّل لما النت يقطع في المخزن، وبيتزامن بعدين.

تيلّو بيتعامل مع المخزون إزاي النهارده

إحنا اللي بنبني تيلّو، فده بالظبط اللي شغال. تيلّو بيحتفظ بالمخزون لكل متغير في كل فرع، بالموجود والمحجوز والمتاح. طلبات موقعك بتوصل وبتحجز المخزون أوتوماتيك. والطلبات اللي فريقك بيسجلها من واتساب وإنستجرام والتليفون والمحل بتخصم من نفس الرصيد. عندك شاشات: مخزون قليل، خلصان، محتاج مراجعة، ومتجردش. الموظف بيعدّل المخزون بسبب ويقدر يتراجع. سكان الباركود شغال من كاميرا الموبايل، وحركات المخزون بتتحفظ على الجهاز لما النت يقطع وبتتزامن لما يرجع. والمتغيرات تقدر تشترك في رصيد واحد لو هي نفس القطعة الفعلية. وأكتر من فرع مدعوم من أول يوم.

واللي لسه متبناش، عشان تكون عارف: شاشة جرد مخصوصة، التحويل بين الفروع، طباعة ملصقات الباركود، واستيراد ملفات الإكسل. دول جايين. ولو واحدة منهم أساسية ليك الشهر ده، هنقولك بصراحة.

إزاي تنقل من غير ما توقف البيع

• نضّف القايمة الأول. أرشف اللي بطلت تبيعه. ظبّط الأسامي والمقاسات والباركود مرة واحدة.
• دخّل المنتجات قبل المخزون. المتغيرات والباركود الأول، والأرصدة بعدين.
• اجرد فرع واحد، قسم واحد في المرة، جوه السيستم على طول، مش على ورق الأول.
• شغّل الاتنين أسبوع. الشيت القديم والسيستم الجديد. قارن في آخر كل يوم. الفروق هتقولك مين من الفريق محتاج تذكير.
• حوّل القنوات واحدة واحدة. الموقع الأول، عشان أوتوماتيك. بعدين الكاشير. بعدين واتساب وإنستجرام.
• خلّي السيستم هو الحقيقة الوحيدة. من يوم التحويل، أي بيعة مش في السيستم محصلتش.

اجرد بذكاء، مش بمجهود أكتر

أول ما المخزون يبقى في سيستم، قفلة الجرد السنوية بتختفي. بدّلها بجردات صغيرة عمرها ما بتوقف البيع. اجرد رف واحد كل يوم بكاميرا الموبايل. اجرد قسم كامل لما تستلم شحنة جديدة. واجرد أي متغير السيستم بيعلّم عليه إنه محتاج مراجعة. كل جردة صغيرة بتصلّح فرق صغير وهو لسه صغير. ومع نهاية الموسم تكون جردت كل حاجة من غير ما تقفل ساعة واحدة، وأرقامك كانت صح طول الوقت. والفريق نفسه بيبقى أهدى، لأن الجرد بقى جزء من اليوم العادي مش يوم مرعب في السنة.

إيه اللي بيتغير لما يبقى موجود

بتبطل تعتذر عشان بعت حاجة مش عندك. بتبطل تخصم على حاجة نسيتها. بتشوف الصنف اللي بيبيع بيقل يوم التلات وتطلبه يوم التلات. موظف جديد يقدر يرد على سؤال مخزون من أول يوم ليه. ولما تفتح الفرع التاني، السيستم يكون عارف يجرده خلاص.